Les achats groupés hors énergie : conseils et leviers

De plus en plus plébiscité par les dirigeants de TPE/PME, de nombreuses démarches d’EIT se saississent du sujet des achats groupés. Malgré les nombreux avantages, leviers et outils numériques facilitant leur mise en œuvre, il est nécessaire d’en appréhender les freins et de suivre certaines bonnes pratiques, en s’inspirant de retours d’expérience.

Achats groupés et groupement d’achat, de quoi parle-t-on ?

L’achat groupé consiste à regrouper des acheteurs afin de sélectionner des fournisseurs et de négocier des conditions d’achats avantageuses (tarifs, critères RSE, etc.). Pilier historique des enseignes de grande distribution, le groupement d’achat s’est aujourd’hui démocratisé auprès d’entreprises de tous secteurs d’activité et de toute taille. Toutefois, un groupement d’achat peut s’adresser à différents publics :

A un marché vertical : dédié à un seul et même secteur d’activité. C’est notamment le cas du groupement de coopération sanitaire Uni. H.A créé en 2005 et regroupant 54 grands hôpitaux publics. Ainsi, chaque établissement est responsable d’un portefeuille d’achat et achète pour l’ensemble du groupement, via un mandat. Cela permet à chacun de s’impliquer, mais aussi d’alléger la charge de travail en se concentrant sur un segment d’achat défini au préalable ;
A un marché horizontal : les entreprises membres viennent de secteurs d’activité différents mais achètent le même type de produits ou de services.

Qu’il soit porté par une association d’entreprises (d’une zone d’activité/industrielle, d’une filière, etc.), un groupement d’intérêt économique (GIE), une collectivité, ou par une entreprise mandatée par ses pairs, le groupement d’achat peut endosser des rôles divers :

Recueillir les besoins et critères des entreprises intéressées afin de passer une commande commune et leur revendre les produits par la suite ;
Négocier les conditions d’achat les plus avantageuses avec les fournisseurs en présence et laisser les entreprises membres gérées elles-mêmes leurs commandes ;
Chaque entreprises membre peut être responsable d’une famille de produits et commande pour le compte de ses pairs, en tant que mandataire.

Les avantages des achats groupés

L’attrait des entreprises pour ce type de pratiques est dû aux nombreux avantages qu’il réserve. Ainsi, chaque entreprise participante à l’achat groupé bénéficie de meilleures conditions tarifaires et contractuelles avantageuses grâce à l’effet de volume. Cela permet également d’abaisser les coûts de fonctionnement en répartissant entre les entreprises la charge de gestion et de suivi des familles d’achats et des fournisseurs. Ce dispositif est particulièrement intéressant pour les petites et moyennes entreprises, voir les très petites entreprises, qui n’ont ni les ressources (humaines ou financières) ni le poids ou les connaissances nécessaires pour optimiser leurs achats.

En fonction des spécificités des entreprises en présence, les compétences sont ainsi mutualisées au service de l’intérêt collectif du groupement. Ainsi, les méthodes et les bonnes pratiques en matière d’achat sont partagées au sein du groupement. Les bénéfices induits sont une montée en compétence et un gain de temps de la fonction achat. Le dispositif peut également faciliter et inciter à l’intégration de critères environnementaux et sociaux dans le cahier des charges.

Retour d’expérience d’une démarche d’EIT

Au regard des nombreux avantages de ces groupements d’achats, c’est tout naturellement que les démarches EIT se sont saisies du sujet et montent des groupes de travail sur des sujets divers (achats groupés de formations, de fournitures, de services, etc.).

En 2013, la démarche d’EIT du Pays d’Aubagne et de l’Étoile a défini avec les entreprises participantes un axe de travail sur les achats groupés. La Communauté d’agglomération a souhaité réunir un premier noyau dur composé des entreprises les plus volontaires, avant d’associer plus en aval d’autres entreprises. Ainsi, une quinzaine d’entreprises a finalement participé au groupement d’achat de prestation de sécurité et de contrôles périodiques (cf. fiche pratique). Afin de rédiger le cahier des charges, Christelle DEBLAIS, alors chargée de mission au sein de l’agglomération, s’est chargée de recenser l’ensemble des besoins en prenant en compte les spécificités et critères individuels de chaque entreprise. Une des difficultés rencontrées a été de bénéficier d’une vision globale de ces critères, chaque entreprise ne souhaitant pas élargir les critères du cahier des charges aux besoins des autres entreprises parties prenantes. Néanmoins, la confiance mutuelle entre les entreprises volontaires a permis de lever ces freins. Portées par l’envie de relocaliser leurs prestations, elles ont également souhaité ajouter des critères environnementaux au cahier des charges.

Suite à la réception des offres, un rapport d’analyse de l’ensemble des propositions en fonction des critères définis dans le cahier des charges a été proposé aux entreprises du groupement. Après avoir rencontré les prestataires les plus pertinents, le groupement a fait son choix de manière collégiale.

Pour bénéficier de plus amples informations :

Christelle DEBLAIS – Métropole Aix-Marseille-Provence
christelle.deblais [at] ampmetropole.fr – 06 28 72 03 65

La documentation utilisée dans le cadre de ce groupement d’achat est à votre disposition sur ce lien Google Drive : https://drive.google.com/open?id=1Xa6PdaWll42oXq2s1e4FdmUVDd7AZWrJ

Par ailleurs, d’autres retours d’expérience existent sur le sujet des achats groupés et notamment celui de la démarche CLÉS que nous vous proposons de retrouver via cette fiche pratique : https://www.cles-ports-de-strasbourg.eu/uploads/2020/02/CLES_fiche_mutualisation_achats-màj-données.pdf

Les bonnes pratiques à retenir

Afin de lancer un premier groupement d’achat de manière optimale, il est idéal de commencer avec un cercle restreint d’entreprises (3 ou 4 maximum) et de cibler des entreprises qui se connaissent et ont déjà établi un climat de confiance entre elles. Les parties prenantes doivent s’assurer qu’elles en attendent la même chose et partagent la même vision des conséquences, des risques et des bénéfices qui en découlent. Certains groupements d’achat n’hésitent pas à établir un règlement intérieur ou une charte d’engagement afin que les rôles et obligations des membres du groupement soient clairement définis.

L’implication des instances décisionnaires de chaque entreprise est également une clé de réussite avec notamment une volonté forte de travailler de concert. Qu’ils soient stratégiques ou non, chaque entité se lançant dans des achats groupés doit bénéficier d’une connaissance pointue de ses propres besoins et critères de sélection (les références exactes, les spécifications techniques, les conditions d’utilisation, les fréquences de livraison, etc.).

Les écueils à éviter

Néanmoins, comme toute opération collective, des freins peuvent venir ralentir voire bloquer certaines initiatives d’achats groupés. En voici une liste non-exhaustive :

Le formalisme des groupements de commande tend à allonger et alourdir les circuits décisionnels ;
La diversité des parties prenantes multiplie les critères spécifiques à intégrer dans le cahier des charges, pouvant freiner sa rédaction. En effet, toutes les entreprises ne peuvent pas renoncer à certaines caractéristiques de produits ou services pour bénéficier d’une commande plus standard convenant à tous les membres du groupement. Il peut être nécessaire d’ajouter des spécificités différenciées pour chaque acteurs dans le processus d’achat ;
La diversité des entreprises participantes, notamment de par leur taille ou secteur d’activité multiplie également les méthodes d’achats et les habitudes sur ces thématiques ;
La participation d’entreprises concurrentes au même groupement d’achats ne favorise pas le partage d’informations, notamment si ces dernières sont stratégiques ;
Les entreprises peuvent aussi être attachées à leurs fournisseurs historiques entrainant des concurrences entre les fournisseurs identifiés ;
L’identification des besoins des entreprises, la consultation d’offres de fournisseurs et la rédaction d’un cahier des charges sont des tâches chronophages. Il convient de s’entendre au préalable sur les rôles et les missions de chacune des entreprises ou du porteur du projet.

Des fiches pratiques sont disponibles pour aiguiller les entreprises qui souhaiteraient monter un groupement d’achat.

Les outils numériques disponibles

À l’instar des initiatives d’achats groupés qui existent sur la toile pour les particuliers, des plateformes numériques à destination des entreprises se sont saisies du sujet afin de faciliter, multiplier et démocratiser la mise en œuvre de ces achats. Elles permettent notamment de lever certains freins évoqués plus haut et d’augmenter les gains économiques des entreprises participantes. Ces plateformes informatiques sont souvent spécifiques à un ou plusieurs types d’achats groupés :

AchatCentrale.fr : cette centrale d’achat permet des tarifs négociés sur les achats de frais généraux (services généraux, informatique, véhicules, réglementaire, etc.) ;
AgapAchats.com : Centrale d’achat dédiée aux métiers de bouche et de l’hôtellerie ;
Dynabuy.fr : elle propose aux TPE-PME une centrale d’achat indépendante et un réseau d’affaires ;
HaPlusPME.com : centrale d’achats proposant d’optimiser les achats des entreprises en réduisant leurs charges (bureautique, informatique, entretiens de locaux, ressources humaines, fournitures &matériels de chantier, véhicules voyages, courrier & logistique) ;
Haxoneo.com : cette centrale d’achat propose aux entreprises de mutualiser les volume d’achat (fournitures industrielles, véhicules, emballages, maintenance et entretiens, mutuelles, impressions, etc.) mais également un accompagnement et une plateforme en ligne dédiée aux réseaux d’entreprises, fédération, association de zone, etc. ;
Lafi.fr : cette plateforme d’achats est spécialisée dans les produits informatiques, numériques, audio-visuels et consommables ;
LeCedre.fr : ce groupement répond aux problématiques d’achats indirects de ses adhérents grâce à des tarifs et conditions d’achats négociées ;
PMEcentrale.fr : créée en 2001 à l’initiative de TPE, PME et ETI indépendantes, elle est spécialisée dans les achats non-stratégiques (services généraux, sécurité et maintenance, véhicules, consommables de chantier, achats durables, avantages salariés, etc.).

Certaines plateformes sont également directement dédiées aux offres de loisirs négociées en gros, à destination des TPE et PME avec ou sans Comités d’Entreprises :

Clubophys.fr : plateforme d’offre de loisirs, d’achats et de services quotidiens à tarifs réduits par les salariés de TPE et PME (hébergée à la Technopole de l’Aube à Troyes) ;
Reducbox.com : centrale d’achat loisirs et shopping, elle permet aux salariés et clients de bénéficier d’offres négociées et promotionnelles ;
Wiismile.fr : Plateforme d’offre de chèque cadeaux, de bons vacances et de comité d’entreprises à des tarifs négociés pour les salariés de TPE et PME.

Pour aller plus loin : l’initiative inspirante du Lab Pareto

Partant du postulat que de nombreux emplois seraient créés sur les territoires si 20% des achats par famille d’achats des grands groupes étaient effectués auprès des TPE/PME, l’initiative du Lab Pareto a été créée en 2015 par Clémentine PARATRE. Ce think & do tank est une communauté engagée de directeurs achats de grands groupes, de dirigeants de TPE/PME et de partenaires acteurs du sujet. L’objectif est double : la création d’emplois locaux et la revitalisation des territoires.

Le Lab Pareto propose aux directeurs achats de grands groupes et aux dirigeants de PME d’échanger sur des bonnes pratiques pour des solutions concrètes. Ainsi, les grands donneurs d’ordre sont invités à considérer les TPE/PME comme un potentiel d’innovation et à valoriser la valeur ajoutée de structures plus flexibles, plus mobiles et plus agiles. Enfin, le Lab Pareto se veut une cellule inspirante pour la transformation des relations entre les grands et les petits !

Sources :

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